El ciclo PHVA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar) es una estrategia interactiva de resolución de problemas para mejorar procesos e implementar cambios. El ciclo PHVA es un método de mejoras continuas. No es un proceso que se ejecuta una sola vez, sino un espiral continuo que busca mejorar los procesos e iteraciones. Al seguir el ciclo PHVA, los equipos desarrollan hipótesis, ponen a prueba las ideas y las mejoran.

La historia del ciclo PHVA

El ciclo PHVA fue introducido por primera vez por Walter Shewhart, el padre del control estadístico de la calidad. En su libro, Control económico de la calidad de productos manufacturados, Shewhart aplicó el método científico al control económico de la calidad.

La tesis de Shewhart fue posteriormente desarrollada por W. Edwards Deming, quien defendía el trabajo de Shewhart. Deming amplió la idea de Shewhart y utilizó el método científico no solo para el control de la calidad sino también para la mejora de los procesos.

Deming se dedicó a enseñar el método, al que llamó el ciclo Shewhart, a ingenieros japoneses. Es ahí cuando el ciclo Shewhart se mezcló con el método Kaizen (principio japonés de mejora continua, desarrollado por Kaoru Ishikawa), el sistema de producción de Toyota y el modelo Lean de manufactura o producción ajustada, para convertirse en lo que hoy llamamos el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA o PDCA, por sus siglas en inglés). Hoy en día, el ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar se usa frecuentemente como parte de la gestión de proyectos Lean.

Nombres que puede recibir la metodología

Esta metodología recibe muchos nombres, entre ellos:

• Ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar o PHVA (o PDCA, por sus siglas en inglés)
• Ciclo Deming o rueda de Deming
• Ciclo Shewhart
• Ciclo de control
• Ciclo Planificar-Hacer-Estudiar-Actuar o ciclo PHEA (o PDSA, por sus siglas en inglés)

¿Cuándo se debe usar el ciclo PHVA?

El ciclo PHVA es un marco que sirve para abordar y resolver problemas en la gestión de proyectos y procesos. Se puede implementar en una gran variedad de proyectos. Los equipos que utilizan el ciclo PHVA adoptan eficazmente la mejora continua ya que les permite garantizar no solo este tipo de mejora, sino también implementar el proceso iterativo.

El ciclo PHVA es útil especialmente cuando se quiere:

• Simplificar y mejorar un proceso de trabajo repetitivo.
• Desarrollar un proceso de negocios nuevo.
• Comenzar a implementar mejoras continuas.
• Realizar cambios rápidamente y ver resultados inmediatos.
• Minimizar errores y maximizar resultados.
• Probar soluciones múltiples rápidamente.

Pasos para implementar el ciclo PHVA

Los cuatro pasos del proceso PHVA se encuentran en su nombre: planificar, verificar, hacer y actuar. Lo que se destaca de este proceso es que es un ciclo, por lo que cuando llegues al final, puedes volver a comenzar desde el inicio.

1. Planificar

El primer paso para cualquier mejora de procesos o planificación de proyectos es determinar qué necesitas hacer. Como en cualquier plan de proyecto, esto incluye distintos tipos de información, como:

• Objetivos del proyecto
• Métricas de éxito
• Entregables o resultado final del proyecto
• Participantes del proyecto
• Cronograma del proyecto
• Todos los riesgos o restricciones del proyecto que sean relevantes

Ten en cuenta que PHVA es un ciclo. Está bien si no tienes todas las respuestas la primera vez, ya que lo más probable es que lo ejecutes en múltiples ocasiones. Cada vez que estés llevando a cabo el ciclo PHVA, evalúa el plan de tu proyecto para garantizar que esté actualizado y sea preciso para poder cumplir con los objetivos de tu proyecto.

2. Hacer

Una vez que hayas afinado el plan de tu proyecto, el próximo paso es ponerlo a prueba. Al igual que muchos tipos de gestión de proyectos Lean, el PHVA adopta cambios pequeños y graduales. En la fase de ‘Hacer’ del ciclo PHVA, implementa el plan de proyecto en una escala pequeña para asegurarte de que funcione adecuadamente.

3. Verificar

Se debe verificar que en la prueba que realizaste durante la fase de ‘Hacer’ del ciclo PHVA todo haya ido acorde al plan. Es muy probable que vayas a identificar cuestiones que debes mejorar en la fase de ‘Hacer’. Después de todo, no se llama mejora continua en vano. La fase ‘Verificar’ es clave para detectar pequeños problemas antes de que se vuelvan demasiado grandes.

Si es necesario, vuelve a revisar tu plan de proyecto para asegurarte de que tu proyecto siga avanzando en la consecución de sus objetivos. Si no es así y te das cuenta de que necesitas realizar algún cambio en el plan de proyecto, este es el momento adecuado para hacerlo.

4. Actuar

Después de ‘Verificar’, sigue con la fase de ‘Actuar’, que consiste en implementar todas las mejoras del proyecto y los procesos. No olvides que PHVA es un ciclo y, si lo necesitas, puedes volver a la etapa de ‘Planificar’ para mejorar constantemente tu proyecto o proceso.

Ventajas y desventajas del ciclo Planificar-Hacer-Verificar-Actuar

El ciclo PHVA es una herramienta muy poderosa para lograr la mejora continua, pero usar este sistema tiene sus ventajas y desventajas, que se mencionaran a continuación:

Ventajas:

• Sirve para equipos que deseen comenzar a implementar mejoras continuas. Importante mencionar que sirven para equipos que buscan aplica nueva metodología en alguna empresa o proyecto, aunque no se vaya comenzando con ello.
• Metodología flexible para prácticamente cualquier proyecto.
• Puedes implementar cambios y ver resultados rápidamente.
• Puedes usar el ciclo PHVA como un procedimiento operativo estándar para incrementar la estandarización de toda una organización sin tener que utilizar una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO). Ya que cualquier colaborador de la empresa puede gestionar todo para poder aplicarlo.
• Es un método de mejora continua comprobado.

Desventajas:

• Necesitas el apoyo de los niveles directivos más altos de la organización para que el ciclo PHVA sea realmente efectivo. Recordar que mientras mas gente este involucrado en los proyectos, será mucho más fácil tener los objetivos deseados.
• Lo ideal es llevar a cabo el ciclo una y otra vez. No es un método efectivo si solo planeas hacerlo una vez.
• Se necesita tiempo para aprender e implementarlo. En Abundiss Services tenemos expertos que te pueden asesorar con cualquier duda respecto a este tema o cualquiera que tengamos en nuestra página web https://abundiss.com/
• No es una solución tan buena para problemas urgentes, puesto que se debe realizar el ciclo múltiples veces.

Ejemplo

Se tiene como objetivo mejorar la forma de empacar una manija de puerta.

• Planificar: Se planifica como se empacará, que herramientas se utilizaran y la forma.
• Hacer: Se empacará de acuerdo a lo planificado.
• Verificar: Se verifica lo aplicado en el paso de “Hacer” teniendo como objetivo el sacar mejoras del proceso ejecutado.
• Actuar: Después de que se verifico, se aplican las mejoras que se consideraron para el proceso y se vuelve así sucesivamente si se requiere varias veces.

Conclusión

Con esta metodología puedes probar varias formas de implementar un proyecto realizando un ciclo y revisando que se puede mejorar cada vez más. También es importante que hay ciertas metodologías (que, en nuestra opinión, esta aplica a eso) que se pueden aplicar en la vida cotidiana de cada persona, para planear tu día, semana, mes, etc. Para poder revisar que se puede mejorar y lograr los objetivos que te propongas día con día.

¡Abundiss Services está preparado para asesorarte con cualquier duda que tengas del tema, llámanos al 6643602482, te esperamos!